【2020年版】タスク管理に役に立つ。バーチカル手帳のおすすめの使い方。

バーチカル手帳

こんにちは、かずおです。

今回はタスク管理に役に立つ「バーチカル手帳の使い方」について、僕の実践する手帳術を紹介いたしますので、興味のある方は読んでみてください!

手帳の目的とおすすめのユーザー

今回の手帳術の目的は、「使える時間を把握してタスクを完了させることです。

この段階で手帳に求める目的が違う場合、この記事が参考にならない可能性もあるので、自分の目的に合った手帳術かどうかぜひ一度確認してみてください。
「タスクの可視化」だけでなく「完了させること」を目的にしてるとこがポイントです!

こんな人におすすめ
  • マルチタスクの方
  • 毎日のスケジュールが異なる方
  • すきま時間をうまく活用したい方
「タスクの総量が多い方」というより、「タスクの種類が多い方」におすすめです。

例えば、皆さまが受験生だと仮定します(唐突)。
1日8時間勉強をしなくてはいけないとして、8時間を英語の勉強のみに費やすことができる方よりも、「僕は英語、数学、国語、社会をそれぞれ2時間ずつ勉強しないといけないんだ!」というマルチタスク受験生におすすめなイメージです(この例ちょっと微妙だったら教えてください…笑)。

おすすめの手帳の種類・タイプ

では先ほどの前提をふまえて本題に移っていきます!

今や手帳にもいろんな種類・タイプのものがあります。
目的や種類によって自分に合ったものを使うのがベストですが、今回僕が紹介するのは下画像④番の「バーチカルタイプ」の手帳です。

手帳タイプ

参考 手帳レイアウト高橋書店ホームページ

バーチカルタイプがおすすめな理由

  1. 時間とタスクをセットで管理できる
  2. 時間軸と日付軸の区別が明確
バーチカルタイプの手帳がおすすめの理由は2つあります。

1つ目は、スケジュールにtodoリストを組み込むことができるから
僕の場合、箇条書きのtodoリストだとどうしても自分の能力を超えたタスクを入れてしまいがちでした。
スケジュール(時間)と一緒にタスクを管理することで、タスクに必要な時間をある程度正確に見積もることができます。
結果的に自分に期待しまくった時に生まれる希望観測的な予定表ができあがるのを防ぐことができます!

2つ目は、時間軸と日付軸の区別が明確であること。
前述のタイプ別の画像を見るとわかりやすいのですが、3番のセパレート、5番のリンクアップのような手帳は日付軸が2軸存在しているのに対して、バーチカルタイプは日付の軸も時間の軸も1つずつなのです手帳のメリットが「可視化」ということを考えると、バーチカルタイプの構造はとても理にかなっています。

以上2つの理由から、スケジュール調整をしないといけないようなイレギュラーな時にも、パズルを入れ替えるような感覚で調整することが可能になります。

「バーチカル手帳」のおすすめの使い方

では具体的なバーチカル手帳の使い方を説明していきます!

バーチカル手帳の使い方

【STEP1】「使える時間」と「使えない時間」を可視化する

まずは「使えない時間(確定している予定など)」を色のついたボールペンやマーカー等で可視化します(画像の黄色部分)
そして「使える時間(空いている時間)」も同じように可視化(画像の水色部分)。
この「使える時間」に、お風呂の時間や、移動時間、食事の時間などは含めないようにしましょう。
「本当にその時間に作業ができるのか」をしっかりとイメージしながら、スケジュールを立てることがポイントです

【STEP2】タスクを洗い出す(締切もセットで書く)

その週に終わらせたいタスクを全て洗い出しましょう。
タスクの締切も横に記入することで、タスクの優先順位も一緒に可視していきます。

【STEP3】タスクを「使える時間」に当てはめていく

「使える時間」の部分に洗い出したタスクを優先順位と所要時間を考えながら当てはめていきます
この時「この量のタスク、今週で終わらせるのって現実的じゃなくない?」と気付くことができたら既に手帳の効果アリです。
計画はやる気と気合いで立てると、実際に行動に移すとき、ほとんどの場合うまくいきません…
手帳術は根性でタスクを終わらせるための手段ではなく、確実にタスクを終わらせるための現実を客観視するための手段として活用しましょう!

【STEP4】タスクが完了したら消し込みをする

タスクが完了したら消し込んでいきましょう!(豪快に消してやると気持ちいいです)
悲しくも翌週にもつれ込んでしまうタスクは、その週の終わりに「何が終わってないのか」を把握するために特に消し込む必要はありません。

参考までに僕の手帳の写真を載せておきます。(完全にルールは守れてないですが雰囲気を掴んでいただければ幸いです!)

手帳を使う時のポイントとコツ

手帳を使うときに個人的に大切だと思うポイントを書いていきたいと思います。

ポイント
  • 要所要所で使っていくこと
  • todoリストにはしないこと
  • 頻繁に手帳を見る癖をつけること
今回紹介した手帳術は本気でやると負担もそこそこあり、こだわるとキリがありません。なので、僕の場合は本当にやることがたくさんありすぎて困っちゃったな〜ってときに要所要所で使うようにしています(あくまでもこの手帳術を活用するときの指針はタスクの総量より、種類の多さです!)。
あとは手帳を頻繁に見るようにしましょう。
これが習慣にならないと結局自分の頭の中でスケジュールを組み立てようとするので、手帳活用の効果が半減してしまいます。
忘れるためにメモをするという言葉があるように、そんな感じで手帳を活用できれば効果を実感できるかと思います!

おすすめのバーチカル手帳

最後に僕が愛用している手帳を紹介します。
高橋書店から発売されている「No.390 T’ディレクションダイアリー 1(税込1,706円)」という手帳です。

  • 余白が広い
  • 方眼なので使い勝手抜群
  • 大きめ(B6サイズ)なのでたくさん書き込める

用紙のサイズが大きいとたくさん書き込むことができるだけでなく、手帳を開いた時に安定するので字が書きやすいです。
この手帳に出会うまでは毎年手帳を買い変えていましたが、しばらくはこの手帳を使い続けると思います。
※下記は「2020年 4月始まり」のものになります。

まとめ

手帳って続けることを目的にしてはじめるとどうしても途中からしんどくなってきちゃいますよね…。
自分の目的に合わせてあまり完璧主義になりすぎず活用していくことが、継続的、かつ効果的に手帳を活用していくために必要なポイントだと思います。

と、ここまで長くなってしまいましたが、最後まで読んでくださった皆さま本当にありがとうございます。
今回紹介した手帳術によって、あなたのタスク管理が少しでも楽に、そして楽しくなれば幸いです!

それではまた!

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です